Архитектор электронных таблиц
АРХИТЕКТОР ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ
Легкий инструмент для быстрой разработки и развития сложных модельных решений.
Предназначен для решения задач в сфере корпоративного управления логистикой, экономикой и финансами: прогнозирование, финансовое планирование, бюджетирование, моделирование бизнес-операций, план-фактный анализ, формирование консолидированной отчётности и др.
Это программная надстройка для MS Excel, предназначенная для разработки и сопровождения сложных многомерных моделей данных в формате электронных таблиц. Система позволяет конструировать многофакторные финансово-экономические модели (бюджеты, прогнозы, планы и др.), которые затем автоматически генерируются в виде связанных книг MS Excel.
Архитектор электронных таблиц сочетает привычный интерфейс MS Excel с возможностями многомерного моделирования. Пользователи работают в знакомой среде электронных таблиц, что обеспечивает дружественный интерфейс и прозрачность расчётов (видны формулы, можно прослеживать связи между ячейками). В то же время система добавляет структуру и масштабируемость: модели описываются на более высоком уровне (справочники, показатели, формулы), что затем автоматически реализуется в MS Excel.
Архитектор электронных таблиц объединяет плюсы гибких MS Excel-решений со структурированностью и масштабируемостью корпоративных систем.
Система относится к классу low-code платформ.
ОCНОВНЫЕ ФУНКЦИИ И ВОЗМОЖНОСТИ
Конструирование многомерных моделей: Задается структура модели через специальные объекты – справочники (измерения), их иерархии, отборы (по элементам справочника), многомерные показатели (переменные) и формулы расчёта, задаются области для хранения показателей. За счёт этого описывается многомерная модель (набор логически связанных многомерных кубов данных), которая впоследствии будет транслирована в MS Excel файлы.
Динамические формы и диапазоны: При настройке листов определяются необходимые области данных, размерность которых задается динамическим отборами (правилами) элементов справочников и фильтрами. Табличные формы могут расширяться или сжиматься (заполняться необходимыми формулами) при добавлении новых элементов или изменении горизонта планирования, без ручной правки пользователем.
Единая система адресации: В формулах модели используются не обычные адреса ячеек MS Excel, а имена переменных модели c возможностью определения срезов данных. При генерации или обновлении файлов эти ссылки автоматически переводятся в конкретные адреса ячеек MS Excel (с указанием соответствующих листов и книг). Такой подход упрощает создание и поддержку большого числа сложных ссылок между разными таблицами – разработчик оперирует понятными именами показателей, а не координатами ячеек.
Гибкая настройка формул: Для переменной может быть задана одна или более формул расчета. Для каждой формулы переменной задается область применения через определение отборов в области данных. Это позволяет, с одной стороны, вручную не растягивать формулы по строкам и столбцам, с другой стороны, иметь максимальную гибкость в определении необходимых формул в нужных ячейках (даже если они не расположены рядом). Минимизируется использование медленных функций поиска вроде ВПР / СУММЕСЛИ, вместо этого формируются прямые ссылки, поддерживающие механизм drill-down (проваливания в детали).
Версионность модели и данных: Система имеет встроенный механизм управления версиями. Для каждой версии система хранит соответствующее ей описание модели. Для каждой версии создается свой комплект MS Excel файлов для работы пользователей.
Генерация связанных книг MS Excel: На основе описанной модели система автоматически генерирует набор файлов MS Excel, заполняя листы, ячейки и формулы согласно заданной структуре. Получается целостное решение из необходимого количества взаимоувязанных файлов, листов MS Excel. Генерация файлов может производится с «нуля» (что потребует от пользователей ввод/загрузку входных данных) или на основе созданных файлов более ранней версии с переносом введенных/загруженных данных пользователей.
Интеграция и обмен данными: Архитектор электронных таблиц поддерживает интеграцию с внешними системами и источниками данных. Предусмотрены средства для загрузки данных из внешних информационных систем и выгрузки данных из моделей в другие системы (например, в/из базы данных, веб сервиса или 1С). С помощью интерфейса без написания кода или скриптов настраиваются необходимые потоки обмена, например, ежемесячная загрузка фактических данных из ERP-системы и выгрузка сводных результатов расчётов обратно.
Запуск программ Python: Реализован механизм передачи данных для расчета, запуск программ, возврат результатов в MS Excel. Это позволяет подключать сложные обработки и решать оптимизационные задачи вне возможностей MS Excel (например, использовать Python-библиотеки для сложной математической оптимизации, результаты которой затем передаются в модель Excel).
СХЕМА РАБОТЫ В СИСТЕМЕ
Разработчик создает справочники, иерархии, выборки, многомерные переменные, формулы, области данных, которые автоматически будут воспроизводиться на листах MS Excel, образуя целостное решение
Администратор по предварительно настроенному многомерному описанию модели генерирует / обновляет файлы MS Excel
Пользователь штатным образом работает с созданными файлами MS Excel, имея дополнительные возможности, такие как:
- Загрузка / выгрузка данных, полученных из внешних информационных систем
- Запуск заданий: копирование данных, вызов внешних программ для проведения расчетов и др.
- Добавление новых значений в справочники с пересозданием макетов листов
- Обновление файлов MS Excel в соответствии с полученными из репозитория изменениями модели
Администратор по предварительно настроенному многомерному описанию модели генерирует / обновляет файлы MS Excel
Пользователь штатным образом работает с созданными файлами MS Excel, имея дополнительные возможности, такие как:
- Загрузка / выгрузка данных, полученных из внешних информационных систем
- Запуск заданий: копирование данных, вызов внешних программ для проведения расчетов и др.
- Добавление новых значений в справочники с пересозданием макетов листов
- Обновление файлов MS Excel в соответствии с полученными из репозитория изменениями модели
ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИТЕКТОРА ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ
Знакомый интерфейс: Конечные пользователи работают в привычной среде MS Excel, с классическими таблицами и формулами. Это снижает порог входа – не требуется осваивать новую сложную систему, модель выглядит как набор «обычных» таблиц, что упрощает принятие решения конечными пользователями. Формулы MS Excel видны и понятны, можно проверять и трассировать расчёты стандартными средствами MS Excel, что обеспечивает прозрачность вычислений.
Автоматизация и масштабируемость: Система убирает рутинную работу по обслуживанию больших моделей. Масштабируемость модели достигается за счёт автоматического изменения форматов и перестройки формул при изменении структуры данных – если добавляются новые периоды планирования или новые элементы справочников, все связанные области данных и формулы пересоздаются автоматически. При этом введённые данные сохраняются, что значительно экономит время на переработку таблиц.
Снижение ошибок и избыточности: Благодаря единой системе адресации и централизованному описанию формул, уменьшается дублирование формул и связанных с этим ошибок. В традиционном MS Excel одну и ту же формулу часто приходится копировать во множество ячеек, что ведёт к избыточности и затрудняет сопровождение. Формулы задаются для переменной, а система сама размещает её во всех нужных ячейках, что существенно облегчает поддержку модели.
Гибкость и быстрота развития моделей: Использование технологий электронных таблиц позволяет быстро строить и изменять сложные модельные решения. Для построения моделей и настройки алгоритмов обработки не требуется знание языков программирования (в том числе VBA). Алгоритмы можно быстро дорабатывать и сразу же тестировать на реальных данных в MS Excel. Такая гибкость позволяет в сжатые сроки получить рабочие решения и оперативно их адаптировать под новые требования. В сравнении с крупными корпоративными системами, Архитектор электронных таблиц более гибкое решение.
Интеграция в существующую ИТ-среду: Поскольку решение работает на базе MS Excel, оно легко встраивается в текущие процессы. MS Excel файлы могут храниться в общей сети, их можно рассылать по электронной почте, подключать стандартные механизмы контроля версий (например SharePoint, OneDrive). Кроме того, поддерживается интеграция с ERP и БД: можно настроить обмен данными с корпоративными системами, выгружать результаты расчётов для последующей обработки или визуализации. Также, открытость платформы (MS Excel + надстройка) позволяет при необходимости внести точечные изменения вручную для специфических задач – то есть сохраняется все богатство функционала MS Excel наряду с новыми возможностями.
Знакомый интерфейс: Конечные пользователи работают в привычной среде MS Excel, с классическими таблицами и формулами. Это снижает порог входа – не требуется осваивать новую сложную систему, модель выглядит как набор «обычных» таблиц, что упрощает принятие решения конечными пользователями. Формулы MS Excel видны и понятны, можно проверять и трассировать расчёты стандартными средствами MS Excel, что обеспечивает прозрачность вычислений.
Автоматизация и масштабируемость: Система убирает рутинную работу по обслуживанию больших моделей. Масштабируемость модели достигается за счёт автоматического изменения форматов и перестройки формул при изменении структуры данных – если добавляются новые периоды планирования или новые элементы справочников, все связанные области данных и формулы пересоздаются автоматически. При этом введённые данные сохраняются, что значительно экономит время на переработку таблиц.
Снижение ошибок и избыточности: Благодаря единой системе адресации и централизованному описанию формул, уменьшается дублирование формул и связанных с этим ошибок. В традиционном MS Excel одну и ту же формулу часто приходится копировать во множество ячеек, что ведёт к избыточности и затрудняет сопровождение. Формулы задаются для переменной, а система сама размещает её во всех нужных ячейках, что существенно облегчает поддержку модели.
Гибкость и быстрота развития моделей: Использование технологий электронных таблиц позволяет быстро строить и изменять сложные модельные решения. Для построения моделей и настройки алгоритмов обработки не требуется знание языков программирования (в том числе VBA). Алгоритмы можно быстро дорабатывать и сразу же тестировать на реальных данных в MS Excel. Такая гибкость позволяет в сжатые сроки получить рабочие решения и оперативно их адаптировать под новые требования. В сравнении с крупными корпоративными системами, Архитектор электронных таблиц более гибкое решение.
Интеграция в существующую ИТ-среду: Поскольку решение работает на базе MS Excel, оно легко встраивается в текущие процессы. MS Excel файлы могут храниться в общей сети, их можно рассылать по электронной почте, подключать стандартные механизмы контроля версий (например SharePoint, OneDrive). Кроме того, поддерживается интеграция с ERP и БД: можно настроить обмен данными с корпоративными системами, выгружать результаты расчётов для последующей обработки или визуализации. Также, открытость платформы (MS Excel + надстройка) позволяет при необходимости внести точечные изменения вручную для специфических задач – то есть сохраняется все богатство функционала MS Excel наряду с новыми возможностями.
СРАВНЕНИЕ С АНАЛОГИЧНЫМИ ПРОГРАММАМИ
С обычными электронными таблицами (MS Excel, Google Sheets): В электронных таблицах пользователи ценят простоту и доступность: низкий порог входа, гибкость построения любых расчётов, отсутствие необходимости в покупке нового ПО. Однако сложные модели на одних только электронных таблицах часто становится трудно масштабировать и сопровождать. Обычно, табличные модели страдают от слабой структурированности и дублирования данных/формул, что ведёт к ошибкам и затрудняет поддержку. Архитектор электронных таблиц решает эти проблемы, вводя уровень абстракции над таблицами: модель структурирована (как бы «разработана» перед заполнением таблиц), формулы не копируются вручную, а генерируются автоматически. В результате, в сравнении с электронными таблицами модель в Архитекторе надёжнее и легче обновляется, особенно при изменениях структуры или больших объёмах данных. С другой стороны, если задача относительно проста и данных мало, то использование электронных таблиц может быть быстрее – система даёт выигрыш на сложности, но требует первоначальной настройки.
С решениями на платформе 1С: 1С содержит специализированные модули для автоматизации планирования и бюджетирования. Преимущество подхода 1С – данные сразу находятся в единой базе, под контролем ERP, и возможна сквозная интеграция с учётом. Однако гибкость таких решений, как правило, ниже, чем у MS Excel: они ограничены функциональностью, предусмотренной разработчиками конфигурации. Архитектор электронных таблиц, сохраняет всю мощь MS Excel и расширяет её. Для некоторых задач оптимальным решением будет использовать совместно 1С и Архитектор электронных таблиц. Например, операционные данные хранить и обрабатывать в 1С, а сложные, часто меняющиеся модельные расчёты вести в MS Excel c использованием Архитектора электронных таблиц.
С корпоративными системами планирования (EPM): Существует класс специализированных систем для бюджетирования и финансового планирования. Эти системы обеспечивают высокую степень структурированности, совместную работу многих пользователей, централизованное хранение данных и безопасность, однако имеют и свои недостатки – высокую стоимость, длительное внедрение, необходимость привлечения ИТ-специалистов для разработки моделей. На их фоне Архитектор электронных таблиц позиционируется как более лёгкая и гибкая альтернатива. Он может внедряться как самостоятельное решение, либо как расширение функциональности ERP. Например, часть функций по планированию, которые в ERP реализовать сложно или дорого, можно перенести в модели на базе Архитектора электронных таблиц, получив результат существенно быстрее. В отличие от специализированных систем, Архитектор электронных таблиц не требует отдельного сервера или сложной установки – достаточно имеющегося MS Office. С другой стороны, по таким возможностям как одновременная многопользовательская работа, централизованное хранилище с высокими требованиями по безопасности Архитектор электронных таблиц уступает «тяжёлым» решениям. Поэтому выбор зависит от масштаба и требований: Архитектор электронных таблиц заполняет нишу между электронными таблицами и дорогими корпоративными платформами, предлагая баланс структуры и гибкости.
С обычными электронными таблицами (MS Excel, Google Sheets): В электронных таблицах пользователи ценят простоту и доступность: низкий порог входа, гибкость построения любых расчётов, отсутствие необходимости в покупке нового ПО. Однако сложные модели на одних только электронных таблицах часто становится трудно масштабировать и сопровождать. Обычно, табличные модели страдают от слабой структурированности и дублирования данных/формул, что ведёт к ошибкам и затрудняет поддержку. Архитектор электронных таблиц решает эти проблемы, вводя уровень абстракции над таблицами: модель структурирована (как бы «разработана» перед заполнением таблиц), формулы не копируются вручную, а генерируются автоматически. В результате, в сравнении с электронными таблицами модель в Архитекторе надёжнее и легче обновляется, особенно при изменениях структуры или больших объёмах данных. С другой стороны, если задача относительно проста и данных мало, то использование электронных таблиц может быть быстрее – система даёт выигрыш на сложности, но требует первоначальной настройки.
С решениями на платформе 1С: 1С содержит специализированные модули для автоматизации планирования и бюджетирования. Преимущество подхода 1С – данные сразу находятся в единой базе, под контролем ERP, и возможна сквозная интеграция с учётом. Однако гибкость таких решений, как правило, ниже, чем у MS Excel: они ограничены функциональностью, предусмотренной разработчиками конфигурации. Архитектор электронных таблиц, сохраняет всю мощь MS Excel и расширяет её. Для некоторых задач оптимальным решением будет использовать совместно 1С и Архитектор электронных таблиц. Например, операционные данные хранить и обрабатывать в 1С, а сложные, часто меняющиеся модельные расчёты вести в MS Excel c использованием Архитектора электронных таблиц.
С корпоративными системами планирования (EPM): Существует класс специализированных систем для бюджетирования и финансового планирования. Эти системы обеспечивают высокую степень структурированности, совместную работу многих пользователей, централизованное хранение данных и безопасность, однако имеют и свои недостатки – высокую стоимость, длительное внедрение, необходимость привлечения ИТ-специалистов для разработки моделей. На их фоне Архитектор электронных таблиц позиционируется как более лёгкая и гибкая альтернатива. Он может внедряться как самостоятельное решение, либо как расширение функциональности ERP. Например, часть функций по планированию, которые в ERP реализовать сложно или дорого, можно перенести в модели на базе Архитектора электронных таблиц, получив результат существенно быстрее. В отличие от специализированных систем, Архитектор электронных таблиц не требует отдельного сервера или сложной установки – достаточно имеющегося MS Office. С другой стороны, по таким возможностям как одновременная многопользовательская работа, централизованное хранилище с высокими требованиями по безопасности Архитектор электронных таблиц уступает «тяжёлым» решениям. Поэтому выбор зависит от масштаба и требований: Архитектор электронных таблиц заполняет нишу между электронными таблицами и дорогими корпоративными платформами, предлагая баланс структуры и гибкости.
ЭФФЕКТЫ ВНЕДРЕНИЯ
Повышение качества планирования (прогнозирования, бюджетирования)
Повышение качества планирования (прогнозирования, бюджетирования)
- Динамические горизонты планирования с разными уровнями детализации: задаются границы периодов для уровней детализации (год, квартал … день)
- Планирование от факта: присутствие на одной временной линейке фактических и плановых данных, импорт данных из учетных систем
- Планирование от объектов / документов: возможность импорта и/или ввода пользователем новых элементов в справочники и автоматическое обновление форм, генерация формул
- Гибкость и сложность модельного решения: широкие возможности в настройке большого количества необходимых формул и связей
- Использование плановых данных других информационных систем: импорт данных из информационных систем в различных форматах
- Минимизация объема ручного ввода: использование алгоритмов индексаций, распределения
- Обеспечение прозрачности получаемых данных: разделение данных (загружаемых, вводимых, рассчитываемых) использование формул MS Excel с возможностью их отслеживания
- Автоматизированный обмен данными: синхронизация справочников, получение и отправка данных в другие информационные системы
- Автоматическое формирование электронных книг: формирование электронных книг на базе справочников, заданных параметров, настройка формул и связей
- Автоматическое обновление электронных книг с сохранением введенных данных: при изменении макетов форм, алгоритмов расчетов производится обновление необходимого количества ранее созданных и заполненных электронных книг с сохранением данных
- Простая установка программы: не требуется специально выделенных серверов, требуется наличие MS Office, устанавливается на рабочем месте пользователя, использует файловую архитектуру
БИБЛИОТЕКА БАЗОВЫХ РЕШЕНИЙ:
Базовые решения Архитектора электронных таблиц легко устанавливаются и настраиваются: загружаются справочники, настраиваются интеграционные потоки, при необходимости вносятся изменения в шаблоны и алгоритмы.
После установки и настройки базового решения бизнес-пользователи могут быстро оценить достаточность предоставляемых функциональных возможностей и сформулировать требования по дополнительным настройкам.
БАЗОВЫЕ РЕШЕНИЯ:
Управление производством
Управление денежными средствами
Базовые решения Архитектора электронных таблиц легко устанавливаются и настраиваются: загружаются справочники, настраиваются интеграционные потоки, при необходимости вносятся изменения в шаблоны и алгоритмы.
После установки и настройки базового решения бизнес-пользователи могут быстро оценить достаточность предоставляемых функциональных возможностей и сформулировать требования по дополнительным настройкам.
БАЗОВЫЕ РЕШЕНИЯ:
Управление производством
Управление денежными средствами
Бюджетное управление
Долгосрочное прогнозирование
ПРОМЫШЛЕННОЕ ВНЕДРЕНИЕ
Задача: Прогнозирование цен, объемов, стоимости электроэнергии и мощности по регионам, объектам генерации.
Архитектор Электронных таблиц был включен в прогнозный комплекс для выполнения прогнозных расчетов объемов, цен и стоимости мощности электроэнергии.
Предъявляемые требования:
- Ежемесячное обновление справочников
- Динамически изменяемые горизонты прогнозирования
- Загрузка фактических и плановых данных, полученных из информационных систем Заказчика
- Ввод сценарных показателей на разных уровнях модели
- Минимизация объема вводимой вручную информации (применение алгоритмов распределения и наследования)
- Выгрузка данных в БД для последующего анализа
Особенности модельного решения:
- Большое количество форматов исходной информации: от структурированных данных, получаемых из информационных систем Заказчика, до таблиц с данными, которые вводятся вручную
- Большая размерность областей данных (рабочих таблиц): отдельные области достигают 15 000 строк и 1000 столбцов (в зависимости от заданных горизонтов прогнозирования)
- 21 справочник, в том числе 3 автоматически обновляемые
- Около 1000 показателей (переменных)
- Более 3000 видов алгоритмов разной сложности
- Большая размерность областей данных (рабочих таблиц): отдельные области достигают 15 000 строк и 1000 столбцов (в зависимости от заданных горизонтов прогнозирования)
- 10 потоков входящей информации из БД
- 12 потоков исходящей информации в БД
Была использована технология итерационной разработки:
- Создание начального решения, включающего основной функционал:
- Создано описание объектной модели (заведены справочники, определены перечни необходимых MS Excel файлов, листов, областей данных, показателей)
- Разработаны макеты данных и настроены формулы
- Настроена загрузка и выгрузка данных
- Сформирована начальная версия комплекта MS Excel файлов, загружены / введены исходные данные, получен первый прогноз, определены проблемные точки как во входящих данных, так и в алгоритмах прогнозирования
Срок 3,5 месяца.
- Доведение модельного решения до готовности демонстрации Заказчику:
- Проведение с Заказчиком консультаций по качеству получаемых справочников и данных
- Корректировка алгоритмов прогнозирования с возможностью на каждой итерации оперативного обновления MS Excel файлов, проведение расчетов, анализ влияния изменений на конечный результат
- Расширение функционала модельного решения
Срок 1,5 месяца.
- Демонстрация модельного решения Заказчику (несколько итераций):
- Демонстрация Заказчику полного цикла: заведение новой версии, обновление справочников, формирования комплекта MS Excel файлов, закачка исходных данных, изменение сценарных показателей, получение прогноза, сбор замечаний и новых / уточненных требований
- Корректировка алгоритмов, расширение функционала модельного решения с возможностью оперативного обновления MS Excel файлов на каждом шаге, проведение расчетов, анализ влияния изменений на конечный результат
Срок 2 месяца